Bürokratie ist wörtlich genommen: die Herrschaft der Beamten. Insoweit gehört zum allgemeinen Sprachgebrauch sowohl der Beamtenapparat an sich sowie das seiner Arbeit zugrundeliegende Regel- & Vorschriftenwerk zum Begriff der Bürokratie. Ursprünglich entstand der hierarchisch organisierte Beamtenapparat aus der Notwendigkeit, die Weisungen des Herrschers einer wachsenden Gesellschaft auf allen sich ergebenden Ebenen auszuführen, dauerhaft zu garantieren und zu regeln, somit auch zu kontrollieren sowie Überblick über das Gesamtvolumen zu gewinnen.
Bürokratische Vorgänge unserer Tage hängen mit der Notwendigkeit der Einordnung & Erfüllung vorgegebener Fallunterscheidungen zusammen, die widerum mit gleichfalls vorgeschriebenen Folgen verbunden sind. Zur Erfassung, Dokumentation, Handhabe & Archivierung sind hierfür meist vorgegebene Formulare auszufüllen, die von Beamten oder Mitarbeitern aus Strukturen, basierend auf ähnlichen Regelwerken, ausgewertet werden.
Diese Praxis hat speziell in weit entwickelten Gesellschaften wie der Deutschlands Formen der Ausdifferenzierung & internen Abhängigkeiten von Bedingungen & Folgen angenommen, die z.T. ohne das Wissen und Verständnis von Experten (z. B. Steuerberater, Juristen u.ä.) dem Ungeschulten kaum möglich sind, diese selbst zu verstehen bzw. diese Abhängigkeiten & Folgen zu durchschauen.